KAK Sistem Informasi Akademik Terpadu

TUGAS MPPL

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU

Oleh:

Kelas F
Nindyasari Dewi Utari (5113100039)

Kinasih Nur Azizah (5113100178)

Dosen

Fajar Baskoro, S.Kom., M.T.

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

2016

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

LATAR BELAKANG

Dunia telah berubah dalam era digital, perubahan besar dapat dilihat pada segala bidang, terutama penyampaian informasi yang lebi sistematis dan informatif. Demikian juga pada bidang lain seperti pendidikan dengan eLearning, pemerintahan dengan eGoverment dan lain sebagainya.

Perubahan ke era digital mengubah bentuk data dan media penyimpanan selama ini, data-data yang tersimpan tidak lagi dalam bentuk kertas. Data-data elektronik tersimpan dalam media seperti harddisk, cd, dvd, flash memori dan lainnya. Seiring berjalannya waktu data-data akan bertambah besar sehingga dibutuhkan media penyimpanan dengan kapasitas yang besar. Mengolah dan memanajemen data dalam jumlah yang banyak tentulah tidak mudah.

Sistem informasi membuat Sekolah lebih transparant dan akuntabel, hal ini berhubungan ketika Sekolah ingin meningkatkan mutu pelayanan terhadap Siswa dan Wali Murid, terutama menunjang standart pelayanan berbasis ISO.

MAKSUD DAN TUJUAN

Memberikan pusat data terutama pada sistem informasi terpadu yang mempermudah dan memberikan data yang sistematis dan akurat.

SASARAN

Terwujudnya Sistem Informasi Akademik Terpadu untuk sekolah-sekolah di Provinsi Jawa Barat.

NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.

SUMBER PENDANAAN

Sumber pendanaan dari Kegiatan “Sistem Informasi Akademik Terpadu”, adalah sebesar Rp. 25.000.000,- (Dua Puluh Lima Juta Rupiah) dengan fitur yang tertera. Untuk penawaran ataupun konsultasi fitur dan harga dapat menghubungi :

Wahyu Andhyka Kusuma, S.Kom

085646379929 atau 081233148592

dink8154@gmail.com

LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

1. Lingkup kegiatan:

1.       Tahap I  : Preliminary Investigation

Pada tahap ini developer bersama spesialis sistem informasi melibatkan pengguna untuk

·         Memahami proses bisnis dalam organisasi

·         Menentukan ruang lingkup sistem yang akan dikerjakan

·         Mendefinisikan masalah

·         Mendefinisikan sasaran / tujuan sistem

·         Mendefinisikan resiko-resiko

·         Mengevaluasi kelayakan sistem dan proyek

·         Mendapatkan umpan balik dari pengguna

2.       Tahap II : Preliminary Construction

Pengembang melakukan coding dan mengetes perangkat lunak dan data serta mendapatkan umpan balik dari pengguna.  Rvbb                                     Untuk setiap modul yang belum diterima pengguna / perlu revisi maka akan dilakukan pengulangan terhadap tahap analisis, design dan preliminary construction

3.       Tahap III : Final Construction

Jika sistem terdiri dari beberapa modul, maka pada tahap ini dilakukan penggabungan semua modul ke dalam sistem yang utuh dengan databasenya. Sistem siap untuk di tes secara menyeluruh dan dipasang / diinstall

4.       Tahap IV : System Test and Installation

Pengembang melakukan perancangan dan tindakan pengetesan terhadap sistem yang meliputi :

·         Tes perangkat lunak dan datanya (debug)

·         Tes hardware

·         Tes prosedur-prosedur dari keseluruhan sistem

·         Tes fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan sistem termasuk sumber daya manusianya

5.       Tahap V : Implementation, Training, Waranty

Pada tahap ini fokus utama yang dilakukan adalah implementasi serta pendampingan untuk Pemerintah Jawa Barat

2.       Lokasi kegiatan:

Seluruh SD dan SMP di Jawa Barat.

3.       Fitur dan Pembagian Hak Akses

1. Administrator, bertugas :

                                                               i.      Memberikan dan membagi Akses User

                                                             ii.      Mengelola data Tata Usaha, Guru, Siswa, kegiatan Administrasi harian

2. Tata Usaha, bertugas :

                                                               i.          Mengelolah Pendaftaran Siswa

                                                             ii.          Mengelolah Siswa Pindahan dan Siswa Keluar

                                                            iii.          Mengelolah Data Alumni

                                                           iv.          Mengelolah Akademik Siswa

                                                             v.          Mengelolah Mata Pelajaran, Ruangan dan Jam Pelajaran

                                                           vi.          Mengelolah Penjadwalan

                                                          vii.          Komunikasi dengan Orang Tua

                                                        viii.          Mengelolah inventaris sekolah

3. Guru, bertugas :

                                                               i.      Mendapatkan jadwal mengajar

                                                             ii.      Meng-akses e-learning

                                                            iii.      Memberikan kelas online

                                                           iv.      Memberikan tugas online

                                                             v.      Memberikan ujian online

                                                           vi.      Melakukan penilaian

                                                          vii.      Memasukkan nilai

                                                        viii.      Melakukan absensi online untuk guru dan siswa

                                                           ix.      Komunikasi dengan Orang Tua

4. Siswa, bertugas :

                                                               i.      Mendapatkan jadwal

                                                             ii.      Meng-akses e-learning

                                                            iii.      Absensi online

                                                           iv.      Mendapatkan report nilai / Raport

                                                             v.      Melakukan pembayaran akademik dan konfirmasi online

                                                           vi.      Komunikasi dengan Orang Tua

5. Kepala Sekolah :

                                                               i.      Meng-akses Summary Report Siswa

                                                             ii.      Meng-akses Summary Report Kemajuan Akademik

                                                            iii.      Meng-akses Summary Report Keuangan

                                                           iv.      Komunikasi dengan Orang Tua

                                                             v.      Meng-akses Summary Report Inventaris Sekolah

6. Orang Tua/Wali Murid :

                                                               i.      Meng-akses kehadiran siswa melalui konfirmasi SMS atau report web

METODOLOGI

Metodologi dan pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan web Sistem Informasi Akademik Terpadu adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real data-data kepengurusan akademik dan non-akademik di sekolah dengan berbasis kepada better / best practice dari instansi sejenis.

JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 60(enam puluh) hari kerja.

TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

1. Ketua tim (Project Manager)

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

2. Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

3. Programmer/ Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

4. Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

5. Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

1. Sistem Informasi Akademik Terpadu untuk sekolah-sekolah di Provinsi Jawa Barat yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk mengelola dan menyimpan data kepengurusan baik akademik maupun non-akademik sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas.
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3. Program dengan source code
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
5. Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
6. Instalasi aplikasi
7. Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

1. Laporan pendahuluan, berisi:
1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
2. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
3. Jadwal kegiatan penyedia jasa
2. Laporan mingguan
1. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
2. Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
3. Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
3. Laporan akhir
1. Laporan pendahuluan
2. Laporan mingguan
3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini