UTS MPPL F - Kinasih Nur Azizah 5113100178

Pertanyaan

1. Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.
2. Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.
3. Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
4. Jika tersedia dana 100 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.
5. Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?

Jawaban

1. Modul:

• Modul membuat surat baru
• Modul mengirim surat baru
• Modul menerima surat
• Modul mengelola pemberkasan surat

2. Gambaran sistem:

• Deskripsi aplikasi

          Aplikasi e-Surat ini merupakan aplikasi berbasis web yang dapat digunakan untuk untuk membuat surat               baru, mengirim surat baru, menerima surat baru, dan mengelola pemberkasan surat. Aplikasi ini akan                 dibuat dengan konsep user friendly agar pengguna dengan cepat memahami sistem surat-menyurat.                     Aplikasi e-Surat juga akan terintegrasi dengan layanan SMS sebagai notifikasi.   

• Perangkat yang dibutuhkan

          Hardware: perangkat keras yang dibutuhkan untuk membuka aplikasi e-Surat

          Software: web browser dan aplikasi e-Surat

3. Ruang lingkup:

• Aplikasi berbasis web
• Aplikasi terintegrasi dengan layanan SMS

4. KAK

Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Latar Belakang

Kegiatan surat-menyurat merupakan kegiatan yang sampai saat ini masih dilakukan. Terlebih dalam lingkup pemerintahan. Kegiatan ini masih menjadi bagian yang cukup sakral dalam menjalankan suatu proses atau layanan kepemerintahan.

Surat tidak dapat lepas dari berlangsungnya kegiatan kepemerintahan. Proses dalam mengirim surat kepada yang bersangkutan pastinya memerlukan beberapa tahap yang cukup melelahkan. Entah itu meminta tanda tangan kepada atasan, meminta stempel atau cap suatu kepala bagian, serta  ketidakpastian kapan surat itu akan diterima dengan baik kepada pihak yang dituju.

Oleh karena itu, dengan kemajuan teknologi yang telah memumpuni, pasti ada solusi untuk membuat pekerjaan surat-menyurat menjadi lebih mudah dan menyenangkan. Salah satu solusi yang dapat dibuat adalah dengan membuat suatu aplikasi e-Surat sebagai media surat-menyurat yang lebih efektif dan efisien.

Maksud dan Tujuan

Memberi kemudahan dalam kegiatan surat-menyurat di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten/Kota dengan membangun aplikasi e-Surat. 

Sasaran

Terwujudnya aplikasi e-Surat untuk SKPD Pemerintah Kabupaten/Kota se-Jawa Timur.

Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten/Kota

Sumber Pendanaan

Sumber pendanaan proyek e-Surat adalah sebesar Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah) dengan fitur yang tertera. 

Lokasi Kegiatan, Lingkup Kegiatan

1. Lokasi kegiatan:

Seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten/Kota se-Jawa Timur

2. Ruang lingkup:

• Aplikasi ini berbasis web
• Aplikasi terintegrasi dengan layanan SMS

Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan proyek ini adalah kurang lebih selama 122 (seratus dua puluh dua) hari kerja.

Tenaga Ahli

1. Ketua tim (project manager)

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

2. System analyst

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

3. Desainer

Desainer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun yang berpengalam mendesain aplikasi pernagkat lunak komputer. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

4. Programmer atau developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

5. Quality assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan proyek ini adalah

1. Aplikasi e-Surat untuk SKPD di Provinsi Jawa Timur yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk kegiatan surat-menyurat yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3. Program dengan source code
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
5. Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
6. Instalasi aplikasi
7. Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan

Laporan

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah

1. Laporan pendahuluan, berisi:
• Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
• Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
• Jadwal kegiatan penyedia jasa
2. Laporan mingguan
• Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
• Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
• Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
3. Laporan akhir
• Laporan pendahuluan
• Laporan mingguan
• Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Tim yang dibangun untuk menyelesaikan proyek ini terdiri dari

• Ketua tim/proyek manager : mengkoordinir tim dalam melaksanakan proyek ini
• System analyst: menganalisa sistem sesuai kebutuhan
• Desainer: merancang aplikasi dengan baik sesuai kebutuhan yang diminta
• Developer/programmer: membuat aplikasi 
• Quality assurance: menilai apakah aplikasi ini memiliki kekurangan apa saja

Project Charter 1

Project Charter Document

Project Name: Sistem Informasi Akademik Terpadu

Company : 039&178

Focus Area: Sistem Informasi

Product/Process: Sistem Informasi

Project Time : 21 Maret 2016 s.d. 21 Juli 2016

Cost Estimation : Rp 85.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Kinasih Nur Azizah	Project Manager
Nindyasari Dewi Utari	Developer
Rifqi Nur Fadhilah	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	21/03/2016		Document created

1         PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan utama dari kegiatan ini adalah memberikan suatu pusat data terutama sistem informasi terpadu yang mempermudah serta memberikan data yang sistematis dan akurat.

2       PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

•      Project goals

•      Objectives

•      Scope

•      Assumptions

•      Risks

•      Costs

•      Timeline

•      Approach

•      Organization

3       PROJECT OVERVIEW

Proyek ini dilakukan untuk membuat suatu Sistem Informasi yang membantu proses akademik dan non akademik dengan target pengguna adalah siswa/i, guru, staff TU di sekolah-sekolah di Jawa Barat.

Sistem informasi membuat sekolah lebih transparant dan akuntabel, hal ini berhubungan ketika sekolah ingin meningkatkan mutu pelayanan terhadap siswa dan wali murid, terutama menunjang standart pelayanan berbasis ISO.

4         PROJECT SCOPE

4.1       Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan	1.	Melakukan interview kepada stakeholder
membangun sistem informasi akademik terpadu
	2.	Melakukan interview kepada staff bagian Tata Usaha
	3.	Mengembangkan sistem informasi sesuai
		kebutuhan

4.2       Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan	Projecr Manager , Stakeholder	Melakukakan				wawancara
stakeholder		untuk mendapatkan kebutuhan
		utama
Fitur-fitur	Developer , Stakeholder	Tim			developer				dan
yang akan dibuat		stakeholder			mendiskusikan
		dan	membuat			requirement
		fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface	System Analyst, Stakerholder	System Analyst dan Stakeholder
sesuai dengan kebutuhan		bersama-sama			mendisikusikan
		desain	yang		sesuai			dengan
		kebutuhan stakeholder namun
		tidak dapat keluar dari ruang
		lingkup		yang		telah			di
		sepakati.
Deskripsi hasil kerja	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim		proyek		harus			dapat
(spesifikasi kebutuhan,		mendiskripsikan							dan
source code, test plan)		mendiskusikan						kepada
		stakeholders mengenai asumsi
		projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work	Project Manager	Project		manager			memilih
product tersebut		seorang		moderator			dan		tim
		estimasi

4.3   Project Deliverables

Milestone		Deliverable
1.	Melakukan wawancara	•	Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek
	atau interview kepada	•	Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
	stakeholder utama	•	Data struktrur organisasi akademik
	untuk mendapatkan	•	Data siswa, guru, staff TU sekolah
	kebutuhan proyek yang	•	Menentukan batasan proyek
	sesuai	•	Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
		•     Dokumentasi pertemuan
		•	Dokumen kebutuhan proyek
2.	Melakukan wawancara	•	Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung
	terhadap stakeholder		untuk proyek
	lainnya (co:staff TU)	•	Dokumen kebutuhan proyek
		•	Dokumentasi pertemuan
		•	Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.	Pembuatan SI	•	Mendapatkan hasil SI sementara (prototype)
	(prototyping)	•	Layanan SI sudah bekerja 75 persen
		•     Dokumen pengembangan aplikasi (progress)
4.	Desain Interface	•	Hasil desain SI telah selesai dan tetap merujuk
			pada dokumen kebutuhan
		•     Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.	Presentasi prototype	•	Mendapatkan feedback dari stakeholder
	kepada stakeholder	•	Informasi tentang kebutuhan minor
		•	Dokumen kebutuhan proyek
6.	Presentasi produk akhir	•	Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan
			stakeholder
		•     Sistem dapat berjalan dengan baik
		•	Produk telah diimplementasikan

4.4       Deliverables Out of Scope

Sistem Informasi ini tidak dilengkapi dengan aplikasi desktop dan mobile sehingga hanya dapat diakses melalui web browser.

4.5       Project Estimated Costs & Duration

	Project			Date
	Milestone			Estimate		Deliverable(s) Included		Confidence Level
	Melakukan		24/03/2016			•	Informasi stakeholder	High
	interview pada						yang terlibat
	stakeholder					•	Informasi proses bisnis
							yang ada
						•	Dokumen Kebutuhan
	Analisa hasil		28/03/2016			•	Mendapatkan kebutuhan	High
	interview						utama
						•	Dokumen kebutuhan
							(final)
	Desain Sistem		30/03/2016			•	Prototype	High
	dan interface
	Presentasi ke		06/04/2016			•	Feedback mengenai	Medium
	Stakeholder						prototype
	Testing aplikasi		01/06/2016			•	Memperoleh	High
							dokumentasi testing
							aplikasi

5         PROJECT CONDITIONS

5.1       Project Assumptions

•      Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Akademik Terpadu

•      Proyek ini diasumsikan dapat membantu siswa/i, guru, staff TU, dan wali murid pada Sistem Informasi Akademik Terpadu di sekolah-sekolah Jawa Barat

•      Proyek ini diasumsikan suatu Sistem Informasi yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi yang membacanya

5.2       Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. 3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim	Low	Project	Kemungkinan	Mempunyai anggota
	mendapatk-		Manager	terjadi hal yang	cadangan yang siap
	an musibah			tidak diharapkan	dipekerjakan sesuai
				yang menimpa	dengan keahlian yang
				anggota tim	dibutuhkan
2	Listrik mati	High	System	Kemungkinan	Menyiapkan aliran listrik
	pada saat		Analyst	terjadi mati listrik	cadangan menggunakan
	pengemban-			pada saat	genset, atau UPS untuk
	gan aplikasi			pengembangan	keadaan mendesak.
	web			proyek.
3	Data Hilang	High	Tim	Dimungkinkan	Melakukan backup secara
			Proyek	sekali data	berkala pada media
				dapat hilang	penyimpanan yang
				begitu saja	terpisah dengan komputer
				karena ancaman	untuk mengembangan.
				virus dan	Menggunakan tools
				bencana yang	pendukung keamaan
				tidak terduga	komputer pengembangan
					seperti antivirus.

5.3       Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu	High	Project	Meeting dilakukan dengan mencari
	untuk		Manager	hari  yang  longgar  dan  sebisa

	melakukan			mungkin		diadakan		pertemuan
	pertemuan			setiap	harinya		walaupaun			hanya
	sangat sulit			sebentar.
				Jika belum mengatasi solusi lain
				adalah		melakukan		netmeeting
				untuk memecahkan masalah jarak
				dan waktu.
2	Informasi	Medium	Project	Mencari stakeholder yang lainnya
	dari		Manager	seperti staff TU dan wali murid
	stakeholder
	utama
	kurang
3	Ruang	High	Project	Melakukan inisiasi diawal mengenai
	Lingkup		Manajer	batasan-batasan   atau  constrains
	proyek			yang terdapat dalam proyek
	melebar
	terlalu luas
4	Waktu	High	Stakeholder	Membuat		schedule		task		pada
	pengerjaan			setiap	kegiatan  yang				berkaitan
	proyek			dengan	proyek		yang	disesuaikan
	terlambat			dengan		kesepakatan		pengerjaan
	dari target			proyek dan jumlah anggota tim.

5.4       Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

•       Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

•       Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

•         Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

6         PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek Sistem Informasi.

7       PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

		Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
		Project Manager	Kinasih Nur Azizah	•	Melakukan interview
					terhadap stakeholder
					proyek
				•	Melakukan pembagian
					tugas
				•	Control Project Team
				•	Bertanggung jawab atas
					berjalannya proyek
				•	Finnancial
		System Analyst	Nindyasari Dewi Utari	•	Melakukan analisa
					Sistem Informasi
		Programmer	Luwandino Wismar	•	Membuat Sistem Informasi
		Quality Assurance	Syah Dia Putri	•	Melakukan analisa
					terhadap rancangan
					Sistem Informasi Dokumentasi pengem- bangan SI
		Trainers	Astidhita Nuraini L.	•	Melatih user bersangkutan

8         APPROVALS

Prepared by Nindyasari Dewi Utari and Kinasih Nur Azizah

Approved by